Hvordan driver du nærværende ledelse på afstand?
Coronapandemien har kastet mange ud i et ledelsesmæssigt eksperiment, som ikke kun stiller nye krav her og nu – men som også vil sætte sine spor i fremtidens kompetencekrav til ledere. Distanceledelse er altså kommet for at blive, og derfor er det helt oplagt at lære at lede på afstand.
Én af de vigtige elementer i distanceledelse er, hvordan man driver nærværende ledelse på afstand. Det kan for mange anses som en udfordrende manøvre, ikke mindst på grund af den måde, vi er vant til at lede på. For hvordan står vi egentlig sammen ved at holde afstand? Og hvordan er du en nærværende leder på afstand? Kendte ledelsesbegreber som tillid, selvledelse og kommunikation får nye aspekter og nuancer, når lederen skal klare sig uden sine måske vigtigste redskaber: den kontinuerlige kontakt, det daglige samvær, den uformelle kommunikation og de fysiske møder.
Vi har samlet 4 konkrete bud på, hvordan du kan lykkes, når du skal lede dine medarbejdere på afstand:
4 bud på hvordan du skal lede dine medarbejdere på afstand
1. Udsted kørekort til selvledelse
Når du som leder er tvunget til at lede på afstand, så kræver det også en god balance, hvor medarbejderne i højere grad må lede sig selv. Det betyder f.eks. at dine medarbejdere selv skal kunne søge hjælp og sparring samt træffe faglige beslutninger i det daglige arbejde.
Første skridt mod ledelse af selvledelse er dermed at blive enige med medarbejderne om, at de har en udvidet forpligtelse til at klare hverdagen selv og aktivt efterspørge den ledelse, de har brug for. Det er nemlig i forventningsafstemningen, at du lægger de mest fundamentale grundsten til dine medarbejderes selvledelse. Når I afstemmer forventninger, skal I lave klare aftaler og rammer og retningslinjer: Hvem gør, hvad, hvornår og hvordan? Det afgørende er, at der kommer klare aftaler og principper for, hvad henholdsvis du og medarbejderne tager jer af. Retningslinjerne må gerne være fleksible, men de bør i udgangspunktet være klare. Et uklart grundlag for selvledelse kan nemlig føre til misforståelser og øget usikkerhed.
2. Skab nærvær igennem uformel kommunikation
Den uformelle kommunikation er en væsentlig kilde til det nærvær og den tillid, alle medarbejdere har brug for fra deres leder. Den er dog svær at mestre, når der ikke længere er samme mulighed for daglige småsnakke ved kaffemaskinen, ingen lynevalueringer over gårsdagens resultater eller opsamlinger på, hvordan ungerne har det derhjemme. Derfor kan der være god mening i, at man som leder på afstand er opmærksom på med jævne mellemrum at skabe og udnytte muligheder for den uformelle – og positive – kommunikation.
Det kan være et opkald, der bare handler om, hvordan det går, eller at man som leder spørger ind til medarbejderens trivsel og opgaver, når man alligevel taler sammen om praktiske ting. Overvej også et smut forbi forskellige enheder og hils på – ikke kun, når der er aftalte møder. Uformelle henvendelser kan dog medvirke til, at medarbejdere bliver usikre på, hvorfor lederen nu pludselig ringer eller kommer forbi. En god idé er derfor at melde ud og sige højt: “Det næste stykke tid ringer jeg eller kommer rundt for at sige hej og lige få hilst på, så jeg har en bedre fornemmelse af, hvordan I går og har det”.
3. Vær obs på faldgrupper i den digitale kommunikation
Distanceledelse stiller større krav til kommunikationen end ledelse på en fysisk arbejdsplads, både fordi den sociale isolation kan gøre medarbejdere mere sårbare, men også fordi der en en høj grad af skriftlighed, hvilket øger risikoen for fejlfortolkning. Der opstår altså lettere misforståelser og sårede følelser, når kommunikationen primært sker på distance. Som leder skal du derfor være mere påpasselig med at kommunikere præcist, for som leder modtages dine ord mere kraftigt, og en enkelt sætning kan såre.
Vær derfor endnu mere omhyggelig med ordlyden af dine mails og anden skriftlig kommunikation. Overvej f.eks. at bruge metakommunikation, hvor du undervejs kommenterer kommunikationen såsom: “Jeg forstår din mail sådan, at… Er det korrekt forstået? Jeg spørger, fordi jeg vil være sikker på, vi er enige” eller “Det er vigtigt, at du læser dette som en idé, du kan overveje, og ikke som den eneste mulighed”. Og husk brugen af humørikoner. De er nemlig også en form for metakommunikation, der rigtigt brugt kan sikre, at mailen bliver læst i den rigtige tone.
4. Faglig sparring på afstand
Som leder på afstand er man nødt til at finde nye veje til at kompensere for, at man sjældnere er til stede blandt medarbejderne. Distanceledelse mindsker nemlig muligheden for at medarbejdere let kan spørge til råds og få sparring hos deres nærmeste leder. Skab derfor oplevelsen af tilgængelighed. Her handler tilgængelighed om, at medarbejderen trods afstanden føler, at lederen er til at få fat i, når der er brug for det. Sørg derfor for, at medarbejderne kan kontakte dig og få hurtig tilbagemelding, når de har brug for afklaring af spørgsmål eller behov for sparring.
En måde at styrke oplevelsen af tilgængelighed på er ved at lade dine medarbejdere vide, hvor du er, hvad du bruger din tid på, samt hvornår de har mulighed for at møde dig næste gang. Overvej f.eks. at have en synlig kalender, hvor medarbejderne tit kan orientere sig eller at orientere løbende om, hvad du er optaget af i øjeblikket via nyhedsmails eller i anledning af møder.
Står du derfor og mangler sparring til, hvordan du får skabt en bedre familie- og arbejdslivsbalance for dine medarbejdere, så kontakt os i dag!
Nikoline Nybo
Konsulent
BA Antropologi og Kaospilot.
Erfaring inden for kulturanalyse og antropologisk metode, projektledelse og procesdesign, organisationsudvikling og facilitering.
Louise Marie Genefke
Konsulent
Cand. mag. Marketing & Kommunikation, MA Ledelse og ekstern lektor AU.
Erfaring med ledelse, talent- og organisationsudvikling, facilitering og Employer Branding.