Et adfærdskodeks eller Code of Conduct fungerer som en samling af regler, værdier og principper, som er fastlagt af en organisation for at vejlede personalet om arbejdsgiverens forventninger til dem (ansatte). Dette kodeks er ét initiativ af mange, der kan sikre implementeringen af DEI-indsatser i organisationen. Kodekset fungerer som fælles referencepunkt og fastlægger de formelle rammer, men bør ikke stå alene i kulturforandringen – her er andre indsatser fx uddannelse af ledelse og viden om inkluderende kollegaskab, rekrutteringsinitiativer og andet strategisk arbejdet vigtigt.
Typisk indkapsler et veludformet kodeks idéer om acceptabel og forventet medarbejderadfærd, opførsel og normer i løbet af arbejdsdagen – både på og udenfor arbejdspladsen, så længe det er i arbejdsregi. For at individuelle medarbejderes adfærd kan definere interaktioner – både med hinanden og med eksterne interessenter – skal adfærdskodekser afspejle organisationens kerneværdier og missionserklæring.
Et adfærdskodeks er kun så effektiv som evnen, ønsket og viljen til at implementere (organisationen), omfavne (personalet), følge (personalet) og håndhæve (organisationen) den.
Selvom nogle af de ting, du inkluderer i kodekset, måske lyder hårde, er det vigtigt for det kommunikerende ledelsesteam at understrege de positive aspekter, som kodekset fremmer – respekt blandt kolleger, en tolerant og inkluderende arbejdsplads, tillid blandt interessenter og tillid til intern håndtering af diskrimination.
Ingen ‘one-size-fits-all’
For at adfædskodekset afspejler netop din organisations værdier, vision og medarbejdergruppe, så skal adfærdskodekset være tilpasset den enkelte virksomhed. Det er vigtigt, at medarbejderne kan relatere til indholdet og se, at det er skabt med dem for øje. Dette sikrer engagement og ejerskab.
En godt Code of Conduct er én som alle forstår, accepterer og følger. Fordi ingen to virksomheder er identiske, når det kommer til at identificere ting at inkludere i din adfærdskodeks, er der ingen “one-size-fits-all” tilgang. Ikke desto mindre kan du finde uvurderlig inspiration ved at stille spørgsmål såsom:
- Hvilket format for adfærdskodeks er relevant for min branche?
- Hvilket kodeks har min nærmeste konkurrent?
- Er det nødvendigt med et juridisk og etisk adfærdskodeks på min arbejdsplads? Hvad er fordele og ulemper?
- Hvordan sikrer jeg, at medarbejderne kan relatere til og er engageret i udviklingen af indholdet?
- Hvilket sprog skal vi bruge til at beskrive adfærdskodekset for at skabe størst ejerskab fx ‘Code of Conduct’, ‘adfærdskodeks’, ‘samværspolitik’ mfl.?
Elementer i et inkluderende Code of Conduct
Elementer der skal inkluderes:
- Udpensling af sammenhængen mellem adfærdskodekset og organisationens mission og værdier
- Interne retningslinjer for medarbejderadfærd vedrørende, hvordan personalet interagerer med og behandler hinanden, som er i overensstemmelse med organisationens kerneværdier. Dette bør gælde i alle arbejdsrelaterede regi inkl. sociale arrangementer
- Forventet medarbejderforretningspraksis, daglige aktiviteter og normale handlinger i forfølgelse af virksomhedens mission
- Acceptable retningslinjer for ekstern adfærd for personalet at overholde, når de interagerer med eksterne interessente
- Retningslinjer for håndhævelse af kodekset med en klar definition af, hvad en overtrædelse betyder herunder konsekvenser
Gode eksempler på indhold i en Code of Conduct
- Forventninger til respektfuld kommunikation og samarbejde, samt retningslinjer for at fremme mangfoldighed, lighed og inklusion
- Retningslinjer for mindskning af eller nul-torelance for seksuel chikane, mobning og vold på arbejdspladsen
- Mekanismer og procedurer til håndtering af konflikter og klager, herunder hvordan man rapporterer krænkelser af adfærdskodeksen
- Strategier, ambitioner og indsatser for at øge mangfoldighed og sikre lighed og inklusion (DEI)
- Acceptabel brug af sociale medier i arbejdsøjemed
- Forpligtelse til at handle ansvarligt over for samfundet og miljøet samt fremme bæredygtige praksisser
- Retningslinjer for intern og ekstern kommunikation (e-mail-etikette, acceptabel brug af sms, emner/temaer der skal undgås)
- Politikker om interessekonflikter og proces for konflikthåndtering
- Regler for at give og acceptere gaver fra eksterne parter (klienter, leverandører mv.)
- Retningslinjer for håndtering og beskyttelse af følsomme oplysninger og persondata
Tips & gode råd til din Code of Conduct
Psst.. Sikr også juridisk overensstemmelse med alle gældende love fx Ligebehandlingsloven
Hvis din virksomhed har brug for rådgivning til, hvordan man skaber et relevant og engagerende adfærdskodeks eller Code of Conduct, så kontakt os her:
Nikoline Nybo
Konsulent
BA Antropologi og Kaospilot.
Erfaring inden for kulturanalyse og antropologisk metode, projektledelse og procesdesign, organisationsudvikling og facilitering.
Louise Marie Genefke
Konsulent
Cand. mag. Marketing & Kommunikation, MA Ledelse og ekstern lektor AU.
Erfaring med ledelse, talent- og organisationsudvikling, facilitering og Employer Branding.